Criar uma planilha de Excel é uma forma fácil e simples de controlar as despesas, uma vez que ao realizar a prestação de contas empresarial, grande parte das informações necessárias poderão ser encontradas neste documento.
Essa planilha será usada como um relatório de despesas que fazem parte da sua empresa como, por exemplo, água, luz, material de escritório ou até mesmo despesas esporádicas como as de viagens a negócio.
O importante para que o documento seja de compreensão rápida é que contenha as informações principais como valor da despesa e a descrição da mesma.
Suponhamos que a despesa a ser lançada na planilha seja referente à viagem de um funcionário custeada pela sua empresa. Este lançamento deverá constar as seguintes informações básicas: nome do funcionário, cargo, destino de viagem e duração, horários de chegada e saída.
Já como descrição das despesas inclua, no caso do exemplo dado acima, refeições feitas durante a viagem, tarifas de transporte e de veículos (gasolina e quilometragem), estacionamento, pedágio, assim como qualquer outra despesa que possa surgir. Preenchidas todas essas informações, não se esqueça de inserir o valor total da viagem como comprovação das informações fornecidas na planilha e anexe os recibos originais.
Para facilitar a sua vida, o Excel oferece um recurso de soma automática dos gastos lançados, basta inserir uma fórmula pronta na célula e assim que finalizar o lançamento de todas as informações, o programa calcula para você o total de despesas.